Vos modèles d'état des lieux se créent dans Paramètres > Gestion interne > Documents > Modèles d'état des lieux.
Une fois le modèle créé, vous le rattachez à un produit de votre catalogue, puis vous le générez sur une réservation au départ et au retour du matériel.
Créer un modèle d'état des lieux
Votre modèle réunit les points de contrôle que vous vérifiez avec votre client, chacun avec son type de réponse.
Dans vos Paramètres, cliquez sur l'onglet Gestion interne, puis sur la section Documents.
Rendez-vous dans la partie Modèles d'état des lieux, puis cliquez sur + État des lieux.
Donnez un intitulé à votre modèle, par exemple Vélos ou Kayaks.
Ajoutez un point de contrôle pour chaque élément à vérifier, par exemple le cadre, les pneus ou le guidon.
Pour chaque point de contrôle, choisissez son type de réponse, puis cliquez sur Enregistrer.
Lokki propose trois types de réponse pour un point de contrôle.
Champ libre : vous écrivez un commentaire libre sur l'état du produit.
Choix unique : vous sélectionnez un seul état parmi une liste de valeurs que vous définissez.
Choix multiple : vous sélectionnez plusieurs états parmi une liste de valeurs que vous définissez.
Lokki met un modèle d'état des lieux par défaut à votre disposition. Vous le conservez tel quel ou vous le modifiez.
Choisir les informations du loueur affichées sur le document
L'encadré loueur en haut du document affiche les informations de votre choix.
Ce réglage sert quand votre raison sociale et l'adresse de votre siège social diffèrent de celles de votre magasin, renseignées dans Paramètres > Général > Entreprise.
Informations commerciales : votre nom commercial et l'adresse de l'agence.
Informations légales : la raison sociale de l'entreprise et l'adresse du siège social.
Modifier un modèle existant
Vous modifiez un modèle depuis l'écran qui l'a créé, y compris le modèle fourni par Lokki.
Dans vos Paramètres, cliquez sur l'onglet Gestion interne, puis sur la section Documents.
Dans la partie Modèles d'état des lieux, ouvrez le modèle concerné, modifiez ses points de contrôle, puis cliquez sur Enregistrer.
Lokki conserve les états des lieux déjà générés sur vos réservations passées, et applique votre modification aux suivants.
Rattacher un modèle à un produit
Un modèle rattaché à un produit s'applique à chacune de ses locations.
Ouvrez la fiche du produit concerné depuis l'onglet Catalogue, avec le bouton Modifier.
Dans l'onglet Modalités, au champ Modèle d'état des lieux, sélectionnez votre modèle.
Cliquez sur Enregistrer.
Générer un état des lieux sur une réservation
Vous générez l'état des lieux depuis la réservation, au départ puis au retour du matériel.
Ouvrez la réservation, puis l'onglet Documents.
Cliquez sur + Document, puis choisissez État des lieux.
Remplissez les points de contrôle avec votre client.
Vous remplissez l'état des lieux à l'écran, vous le générez en PDF pour l'imprimer, ou vous l'envoyez à votre client pour signature en ligne depuis l'onglet Mails.
Vous ajoutez vos photos à ce moment, depuis la réservation.
Ce que Lokki ne permet pas de faire avec l'état des lieux
L'état des lieux reste un geste manuel, que Lokki ne déclenche pas et ne rend pas obligatoire.
Lokki ne génère aucun état des lieux automatiquement : vous le créez depuis l'onglet Documents de chaque réservation.
Lokki ne bloque pas la validation du retour quand l'état des lieux n'est pas rempli.
Lokki ne permet pas d'ajouter des photos dans le modèle : vous les ajoutez sur la réservation, au moment de générer l'état des lieux.
Questions fréquentes
Je loue des vélos et des kayaks. Puis-je avoir un modèle différent par produit ?
Oui, un modèle se rattache à un produit.
Vous créez autant de modèles que vous avez de types de produits, avec des points de contrôle différents sur chacun.
Mon client peut-il signer l'état des lieux en ligne ?
Oui, depuis l'onglet Mails de la réservation.
Générez l'état des lieux à faire signer depuis l'onglet Documents, puis envoyez le lien à votre client depuis l'onglet Mails.
Lokki dépose le document signé dans l'onglet Documents de la réservation.
Comment retirer l'état des lieux d'un produit ?
La fiche produit accepte la valeur Aucun.
Dans l'onglet Modalités, au champ Modèle d'état des lieux, sélectionnez Aucun, puis cliquez sur Enregistrer.
Lokki ne propose plus d'état des lieux sur les locations de ce produit.
Si je modifie un modèle, est-ce que je perds les états des lieux déjà générés ?
Non, Lokki conserve les états des lieux déjà générés.
Votre modification s'applique aux états des lieux que vous générez ensuite.
Pourquoi l'état des lieux compte
L'état des lieux est votre preuve de l'état du matériel au départ comme au retour.
Il vous permet de comparer l'état constaté au retour avec celui du départ.
Il justifie le montant que vous retenez sur la caution en cas de casse.
En cas de désaccord avec votre client, il vaut preuve du constat que vous avez signé ensemble.
✅ À retenir
Les modèles d'état des lieux se créent dans Paramètres > Gestion interne > Documents > Modèles d'état des lieux, puis se rattachent à un produit depuis l'onglet Modalités de sa fiche produit.
L'état des lieux se génère manuellement depuis l'onglet Documents de la réservation, au départ et au retour du matériel.
Il se remplit à l'écran, s'imprime en PDF, ou s'envoie pour signature en ligne depuis l'onglet Mails.