L'état des lieux de retour se fait depuis la réservation, quand votre client vous rend le matériel.
L'état des lieux de retour compare l'état du matériel au retour avec l'état constaté au départ.
Il vous sert à repérer les réparations ou remplacements à prévoir, et à justifier une retenue sur la caution.
Avant de commencer, vérifiez que l'état des lieux de départ existe sur la réservation : sans lui, Lokki ne vous propose pas d'état des lieux de retour.
Faire l'état des lieux de retour en enregistrant le retour
Lokki vous propose l'état des lieux de retour pendant l'enregistrement du retour du matériel.
Dans le Récapitulatif de la réservation, cliquez sur Enregistrer le retour.
Cochez les produits que votre client vous rend.
Quand Lokki vous propose l'état des lieux de retour, renseignez l'état de chaque produit.
Lokki dépose ensuite l'état des lieux de retour dans l'onglet Documents de la réservation, avec un numéro.
Faire l'état des lieux de retour depuis l'onglet Documents
L'état des lieux de retour se génère aussi depuis la réservation, sans passer par l'enregistrement du retour.
Ouvrez la réservation, puis l'onglet Documents.
Cliquez sur Générer un état des lieux de retour.
Renseignez l'état de chaque produit au retour.
Lokki ajoute l'état des lieux de retour à l'onglet Documents, avec un numéro.
Imprimer l'état des lieux de retour
L'état des lieux de retour se télécharge en PDF depuis l'onglet Documents.
Dans l'onglet Documents de la réservation, cliquez sur le nom de l'état des lieux de retour.
Ouvrez le PDF que Lokki télécharge, puis imprimez-le.
Faire signer l'état des lieux de retour en ligne
Vous envoyez l'état des lieux de retour à votre client par e-mail, pour qu'il le signe en ligne.
Avant de commencer, créez un modèle de mail d'état des lieux de retour dans Paramètres > Gestion interne > Mails > Modèles.
Dans la réservation, ouvrez l'onglet Mails.
Au champ Choix de l'email, sélectionnez votre modèle de mail d'état des lieux de retour.
Cliquez sur l'icône d'édition, puis renseignez l'état de chaque produit.
Cliquez sur Envoyer un email.
Lokki génère l'état des lieux de retour dans l'onglet Documents dès l'envoi de l'e-mail.
Votre client dispose de 7 jours pour télécharger l'état des lieux de retour depuis l'e-mail.
Passé ce délai, le lien de téléchargement expire.
Pour un état des lieux de retour déjà généré, Lokki l'envoie sans le refaire.
Dans l'onglet Mails de la réservation, cochez la case Envoyer un document PDF déjà généré.
Retrouver un état des lieux de retour passé
Vos états des lieux se retrouvent dans Réservations > Mes documents, par période, nom de document ou client.
Dans le module Réservations, cliquez sur l'onglet Mes documents.
Au champ Période, sélectionnez la période de la réservation.
Dans la barre de recherche, tapez le nom du document ou du client.
Pour télécharger l'état des lieux de retour, cliquez sur son nom.
Pour le renvoyer par e-mail, cliquez sur Détails.
Ce que Lokki ne permet pas de faire avec l'état des lieux de retour
L'état des lieux de retour dépend de l'état des lieux de départ, et reste un geste manuel.
Lokki ne propose pas d'état des lieux de retour sur une réservation sans état des lieux de départ.
Lokki ne génère pas l'état des lieux de retour automatiquement : vous le faites depuis la réservation.
Lokki ne bloque pas l'enregistrement du retour quand l'état des lieux de retour n'est pas fait.
✅ À retenir
L'état des lieux de retour se fait depuis Enregistrer le retour, ou depuis l'onglet Documents avec le bouton Générer un état des lieux de retour.
Il demande un état des lieux de départ sur la même réservation.
Il s'imprime en PDF depuis l'onglet Documents, ou se signe en ligne depuis l'onglet Mails.
Pour faire l'état des lieux au départ du matériel, consultez l'article dédié.
Pour créer le modèle utilisé par vos états des lieux, consultez l'article dédié.