L'état des lieux de départ se fait depuis la réservation, quand vous remettez le matériel à votre client.
L'état des lieux de départ constate l'état et le fonctionnement du matériel au départ, pour prévenir les litiges.
Il sert de référence à l'état des lieux de retour : sans lui, Lokki ne vous propose pas d'état des lieux de retour.
Faire l'état des lieux de départ avec le Prêt à partir
Lokki vous propose l'état des lieux de départ pendant l'enregistrement du départ du matériel.
Dans le Récapitulatif de la réservation, cliquez sur Prêt à partir.
Sélectionnez les produits qui sortent du stock, puis cliquez sur Allouer le matériel.
Quand Lokki vous propose l'état des lieux de départ, renseignez l'état de chaque produit.
Lokki propose l'état des lieux de départ quand un modèle d'état des lieux s'applique au produit.
Lokki dépose ensuite l'état des lieux de départ dans l'onglet Documents de la réservation, avec un numéro.
Faire l'état des lieux de départ depuis l'onglet Documents
L'état des lieux de départ se génère aussi depuis la réservation, sans passer par le Prêt à partir.
Ouvrez la réservation, puis l'onglet Documents.
Cliquez sur Générer un état des lieux de départ.
Renseignez l'état de chaque produit au départ.
Lokki ajoute l'état des lieux de départ à l'onglet Documents, avec un numéro.
Imprimer l'état des lieux de départ
L'état des lieux de départ se télécharge en PDF depuis l'onglet Documents.
Dans l'onglet Documents de la réservation, cliquez sur le nom de l'état des lieux de départ.
Ouvrez le PDF que Lokki télécharge, puis imprimez-le.
Faire signer l'état des lieux de départ en ligne
Vous envoyez l'état des lieux de départ à votre client par e-mail, pour qu'il le signe en ligne.
Avant de commencer, créez un modèle de mail d'état des lieux de départ dans Paramètres > Gestion interne > Mails > Modèles.
Dans la réservation, ouvrez l'onglet Mails.
Au champ Choix de l'email, sélectionnez votre modèle de mail d'état des lieux de départ.
Cliquez sur l'icône d'édition, puis renseignez l'état de chaque produit.
Cliquez sur Envoyer un email.
Lokki génère l'état des lieux de départ dans l'onglet Documents dès l'envoi de l'e-mail.
Votre client dispose de 7 jours pour télécharger l'état des lieux de départ depuis l'e-mail.
Passé ce délai, le lien de téléchargement expire.
Pour un état des lieux de départ déjà généré, Lokki l'envoie sans le refaire.
Dans l'onglet Mails de la réservation, cochez la case Envoyer un document PDF déjà généré.
Retrouver un état des lieux de départ passé
Vos états des lieux se retrouvent dans Réservations > Mes documents, par période, nom de document ou client.
Dans le module Réservations, cliquez sur l'onglet Mes documents.
Au champ Période, sélectionnez la période de la réservation.
Dans la barre de recherche, tapez le nom du document ou du client.
Pour télécharger l'état des lieux de départ, cliquez sur son nom.
Pour le renvoyer par e-mail, cliquez sur Détails.
Ce que Lokki ne permet pas de faire avec l'état des lieux de départ
L'état des lieux de départ reste un geste manuel, et l'état des lieux de retour en dépend.
Lokki ne génère pas l'état des lieux de départ automatiquement : vous le faites depuis la réservation.
Sans état des lieux de départ, Lokki ne vous propose pas d'état des lieux de retour.
✅ À retenir
L'état des lieux de départ se fait depuis Prêt à partir, ou depuis l'onglet Documents avec le bouton Générer un état des lieux de départ.
Il conditionne l'état des lieux de retour sur la même réservation.
Il s'imprime en PDF depuis l'onglet Documents, ou se signe en ligne depuis l'onglet Mails.
Pour faire l'état des lieux au retour du matériel, consultez l'article dédié.
Pour créer le modèle utilisé par vos états des lieux, consultez l'article dédié.