Vos conditions d'annulation définissent les règles de remboursement appliquées lorsqu'un client annule une réservation.
Vous les activez et les choisissez depuis Paramètres > Gestion interne > Documents > Conditions d'annulation.
Elles servent aussi de base de calcul à Lokki pour déterminer le montant que vous êtes censé rembourser à votre client.
À quoi servent les conditions d'annulation ?
Les conditions d'annulation définissent les règles applicables lorsqu'une réservation de matériel est annulée.
Elles précisent les droits et obligations du loueur et du locataire, notamment les délais à respecter, les frais éventuels et les modalités de remboursement.
Elles sont fixées par chaque loueur.
Elles servent également de base de calcul à Lokki pour déterminer le montant remboursable en cas d'annulation.
Il est essentiel que votre client les lise attentivement avant de réserver, afin d'éviter tout frais ou désagrément imprévu.
Comment paramétrer vos conditions d'annulation ?
Choix des conditions d'annulation
Le choix du type de conditions se fait en cinq étapes, depuis vos paramètres.
Rendez-vous dans vos Paramètres.
Cliquez sur l'onglet Gestion interne
Cliquez sur la section Documents, sur la gauche de votre écran.
Rendez-vous dans la partie Conditions d'annulation.
Cochez Activer les conditions d'annulation, puis cochez le type de conditions qui vous convient.
Nous vous proposons quatre modèles de conditions d’annulation. Sélectionnez celui qui correspond le mieux à votre activité.
Modèle | Délai avant le départ | Remboursement |
🟢 Flexible | Plus de 48 h | 100 % |
| Entre 18 h et 48 h | 50 % |
| Moins de 18 h | 0 % |
🟠 Modérée | Plus de 96 h | 100 % |
| Entre 48 h et 96 h | 50 % |
| Moins de 48 h | 0 % |
🔴 Stricte | Plus de 15 jours | 100 % |
| Entre 96 h et 15 jours | 50 % |
| Moins de 96 h | 0 % |
⚙️ Personnalisée | Vous définissez vos propres délais | Taux au choix |
Le remboursement automatique ou non
Si vous le souhaitez vous pouvez ensuite cocher la case Activer le remboursement automatique des réservations réglées via la boutique en ligne.
Votre client est alors remboursé automatiquement dès qu'il fait sa demande, sans intervention de votre part.
Le montant est calculé par Lokki selon les conditions d'annulation que vous avez paramétrées.
Cela vous évite les allers/retours téléphoniques avec votre client.
Demande d'annulation en ligne
En cochant le paramètre Activer les demandes en ligne, les e-mails que Lokki envoie à vos clients incluent un bouton de demande d'annulation.
Ce paramètre est activé par défaut. Décochez-le pour que le bouton n'apparaisse plus dans vos e-mails.
Votre client peut joindre un commentaire à sa demande.
Gestion et visibilité sur mes demandes d'annulation
Les demandes d'annulation de vos clients remontent dans votre dashboard, où vous les approuvez.
Rendez-vous sur Dashboard.
Cliquez sur Demandes, sur la droite de votre écran.
Cliquez sur C'est noté pour approuver l'annulation.
Ce que les conditions d'annulation ne font pas
Le paramétrage fixe vos règles de remboursement. Il ne prend aucune décision à votre place.
Activer vos conditions d'annulation ne rend pas l'annulation automatique. Annuler une réservation et rembourser un paiement restent deux actions distinctes, que vous faites depuis la réservation.
Vos conditions n'apparaissent pas sur le contrat de location tant que vous ne les avez pas copiées dans vos Conditions Générales de Location.
Lokki n'annule aucune réservation et n'émet aucun remboursement à votre place. Le contrat de location vous lie à votre client, Lokki n'y est pas partie.
✅ À retenir
Vos conditions d'annulation s'activent et se choisissent dans Paramètres > Gestion interne > Documents > Conditions d'annulation, parmi flexibles, modérées, strictes ou personnalisées.
Elles s'affichent automatiquement sur votre boutique en ligne. Pour qu'elles figurent sur le contrat de location, copiez/collez-les dans vos Conditions Générales de Location.
Le remboursement automatique ne concerne que les réservations réglées via la boutique en ligne. Son montant est calculé par Lokki selon les conditions que vous avez paramétrées.