Comment créer une réservation ?
Depuis votre "Dashboard", cliquez sur le bouton "+Réservation" ->"+ Réservation" :
💡 Le parcours pour créer un devis sera le même, il vous suffira simplement de cliquer sur le bouton Devis.
Étape 1 : Sélection des dates de réservation
Choisissez la date ainsi que l'horaire de début et de fin :
💡 Si vous avez paramétré des durées dans votre catalogue, vous pouvez sélectionner celle qui correspond à la durée de location souhaitée par le client.
Cliquez ensuite sur "Continuer" en bas à droite.
Étape 2 : Sélection des produits
Deux possibilités sont disponibles pour sélectionner des produits :
en scannant directement vos produits à l'aide de QR Codes.
en ajoutant manuellement vos produits en cliquant dessus.
💡 Vous pouvez modifier la quantité directement dans le panier.
👉 Pour faciliter vos recherches :
Vous pouvez filtrer la sélection de produits affichés en ouvrant l'onglet "Filtres" en haut à droite :
Vous pouvez utiliser la barre de recherche en indiquant le nom d'un produit ou un numéro de série :
💡 Si vous assurez vos produits avec Tulip, vous pourrez sélectionner les produits à assurer à l'étape suivante. 🌷
Étape 3 : Livraison ou retrait en magasin ?
Si vous avez activé la livraison, vous avez ensuite la possibilité de choisir entre le retrait du matériel en magasin ou la livraison chez le client :
Si vous sélectionnez "Livrer le matériel au client", vous pouvez remplir toutes les informations nécessaires :
Si vous avez sélectionné "Retirer le matériel en magasin", rendez-vous directement à l'étape suivant.
💡 Ne vous en faites pas, si les points de location et/ou les points de livraison ne sont pas identiques à l'aller et au retour, une étape supplémentaire vous sera demandée.
Étape 4 : Renseignez les coordonnées de votre client
Vous avez simplement à remplir le formulaire ci-dessous :
💡 Utilisez la barre de recherche pour les clients existants, le formulaire se remplira tout seul !
Étape 5 : La page récapitulative
Vous arrivez maintenant sur le récapitulatif. Sur cette page, toutes les informations sont encore modifiables :
Les barres vertes à gauche servent à modifier les coordonnées client, les dates et heures de location et le mode de retrait (magasin ou livraison).
Un changement de dernière minute pour les produits ? Vous pouvez supprimer, ajouter ou échanger un produit en cliquant sur les boutons ci-dessous :
Plus de flexibilité sur la tarification ? Pour effectuer une remise sur un produit, sur l'ensemble de la réservation ou l'application d'un code promo, c'est par ici :
Vous pouvez choisir d'appliquer la remise sur un ou plusieurs produits, ou sur la réservation globale :
⚠️ Les remises globales ne s'appliquent pas aux frais de livraison.
C'est parfait, votre réservation est créée !
Comment faire signer votre contrat de location au client ?
Une fois que votre réservation est créée, il va falloir faire signer le contrat de location au client.
⚠️ Il est primordial de remplir vos conditions générales de location correctement car elles constituent le contrat que le client va "signer" en les acceptant. N'hésitez pas à lire notre article sur le sujet !
Il y a deux façons de faire signer son contrat de location :
Par mail : Le client peut signer depuis son ordinateur, smartphone ou tablette et gagner du temps en boutique.
Directement en boutique : soit sur papier si vous disposez d'une imprimante, soit sur votre ordinateur ou votre tablette
1 - Faire signer son contrat de location par mail
Le plus simple, pour vous et pour votre client, est d'envoyer le contrat par mail. Cela permet de gagner du temps en magasin et de vous protéger en cas d'annulation.
Pour cela, il suffit de vous rendre sur la réservation du client et d'aller sur l'onglet "Mails" :
Vous pouvez ensuite choisir le modèle de mail et les différentes actions (signature du contrat, paiement, empreinte bancaire...) :
Ensuite, vous pouvez cliquer sur "Envoyer un mail" tout en bas de la page. Cela enverra à votre client un lien pour signer son contrat en ligne en 2 clics !
💡 Vous pouvez savoir en temps réel si le contrat a été signé ! Dès que votre client a signé le contrat, la mention "SIGNÉ" s'affiche sur le document :
2 - Faire signer son contrat directement en boutique
Pour faire signer votre contrat directement en boutique (si le client se présente de façon spontanée sans avoir réservé en amont, par exemple), vous avez deux options :
Imprimer le contrat et faire signer la version papier :
Si vous avez une imprimante, vous pouvez imprimer le contrat et le faire signer. Pour cela, rendez-vous dans l'onglet "Documents" de votre location, puis cliquez sur "+ Document" :
Ensuite cliquez sur "Contrat de location" -> "En PDF" :
Une fois le contrat généré, vous pouvez le télécharger et vous n'aurez plus qu'à l'imprimer.
⚠️ Attention, si vous voulez garder une version numérique du contrat signé, il faudra le scanner et le joindre à la réservation.
Faire signer le contrat sur votre ordinateur ou tablette en boutique :
Si vous avez un ordinateur ou une tablette en boutique, vous pouvez faire signer le contrat à votre client directement sur cet appareil.
Pour cela, rendez-vous dans l'onglet "Documents" de votre location, puis cliquez sur "+ Document" :
Ensuite cliquez sur " À faire signer" :
Une fois le contrat généré, vous pouvez cliquer sur "Actions" -> "Faire signer au client". Cela ouvrira un nouvel onglet avec les conditions générales de location. Vous pourrez laisser votre client les lire, puis les accepter et confirmer : le contrat sera signé instantanément et vous pourrez le retrouver dans l'onglet "Documents" de la réservation :
Comment procéder au paiement et à la caution de mon client ?
Une fois le contrat signé, il faut maintenant faire payer votre client et prendre son empreinte bancaire afin d'être protégé.
Il y a deux façons de faire payer votre client :
par mail : ainsi le client peut payer directement depuis son ordinateur, smartphone ou tablette.
directement en boutique : soit avec ses numéros de carte bancaire, soit par un paiement dit "hors Lokki" : par TPE, espèces, chèque, etc
1 - Paiement et caution par mail
Le plus simple, pour vous et pour le client est d'envoyer les liens de paiement par mail. Cela permet de gagner du temps en magasin et de vous protéger en cas d'annulation.
Pour cela, il suffit de vous rendre sur l'onglet "Mails" de la réservation du client et de choisir le bon modèle de mail :
Ensuite il faut s'assurer que les coches pour le lien de paiement et l'empreinte bancaire soient bien sélectionnées :
Enfin, vous pouvez cliquer sur "Envoyer un mail" tout en bas de la page. Cela enverra à votre client le lien pour le paiement en ligne et l'empreinte bancaire.
💡 Vous pouvez savoir en temps réel si le paiement et l'empreinte bancaire ont été faits ! Dès que votre client a validé ses coordonnées bancaires, les deux points s'affichent en VERT (attention : si c'est en rouge le paiement n'est pas encore réalisé)
2 - Paiement et caution directement en boutique
Afin de faire payer votre client directement en boutique, vous avez deux options :
Faire payer votre client (paiement & empreinte bancaire) hors Lokki :
Pour encaisser votre client hors Lokki, il suffit de vous rendre sur votre encart de paiement et de cliquer sur "+ Paiement" -> "Paiement (hors Lokki)" :
Ensuite, vous pouvez choisir la date, le moyen de paiement et valider :
💡 Une fois le paiement bien validé, le point s'affichera en vert !
💡Pour réaliser l'empreinte bancaire hors Lokki, le fonctionnement est exactement le même dans l'encart de dépôt de garantie :
Renseigner les numéros de carte bancaire du client pour une empreinte bancaire via Stripe : Cette méthode n'est possible que pour l'empreinte bancaire, pas pour le paiement !
Vous pouvez renseigner les numéros de carte bancaire de votre client dans l'encart "Dépôt de garantie" en cliquant sur "Dépôt de garantie" -> "Empreinte bancaire" :
Ensuite, il suffira de choisir le montant de l'empreinte bancaire et de renseigner les numéros de carte, puis de cliquer sur "Valider la caution" :
⚠️ Cette empreinte bancaire est effectuée via Stripe, comme celle envoyée par mail : elle est conservée durant 7 jours max.
💡 Une fois l'empreinte bien validée, le point deviendra vert !
