Comment créer un modèle de document ?
Dans Lokki, vous allez pouvoir créer des documents pour les envoyer ensuite à vos clients. Il existe déjà le contrat de location, la facture, le devis et le bon de livraison mais vous pouvez en créer d'autres.
Pour cela, rien de plus simple :
Rendez-vous dans vos "Paramètres" -> "Gestion interne" -> "Documents" -> "Modèles"
Cliquez sur "+ Modèle", indiquez le nom du document et cochez les blocs que vous souhaitez voir apparaître dans votre document.
Il existe 9 paramètres distincts qui figureront ou non sur le document que vous éditerez :
Bloc de signature : possibilité de faire apparaître deux encadrés pour la signature de votre client et la vôtre.
Dénomination des produits de la boutique en ligne : Affichez les noms de boutique en ligne des produits plutôt que les noms interne.
Ajouter un commentaire à chaque création de documents : possibilité de faire apparaître sur la gauche de votre document un commentaire que vous aurez laissé en amont de la création du document sur votre réservation.
Afficher les numéros de séries sur le document : possibilité de faire apparaître le numéro de série du produit.
Trier les produits par type
Trier les produits par ordre alphabétique
Afficher les photos des produits sur le document : possibilité de faire apparaître les photos de votre catalogue.
Description du produit : possibilité de faire apparaître sur votre document la description du/des produit(s) que vous avez enregistrée dans votre catalogue.
Ajouter vos conditions générales à chaque création de documents : possibilité de faire apparaitre vos conditions générales de location dans le document.
Cacher la date, les horaires, le prix : possibilité de cacher un ou plusieurs éléments sur votre document
Vous pouvez également renseigner les champs suivants :
Mention légales : possibilité d'ajouter des mentions à faire apparaître sur un document (ex : coordonnées bancaires).
⚠️ Attention, ne pas confondre "Mentions légales" et "Conditions générales de location".
Les mentions légales ne sont pas obligatoires mais sont utiles si vous souhaitez aller encore plus loin dans le contrat qui vous lie avec votre client.
Vous pouvez également ajouter des champs personnalisés au bas de votre document :
Comment créer un modèle d'état des lieux ?
Dans Lokki, vous allez également pouvoir créer des modèles d'états des lieux, pour vérifier ensuite votre matériel avec votre client au moment du départ, puis du retour.
Pour créer un modèle d'état des lieux, rendez-vous dans vos "Paramètres" -> "Gestion interne" -> "Documents" -> "Modèle d'état des lieux". En bas à droite, vous allez pouvoir créer votre modèle :
Pour créer le modèle, il suffit de créer des éléments auxquels il faudra répondre lors du départ ou du retour du matériel. Plusieurs types de réponses sont possible :
Champs libre : vous n'aurez qu'à faire un commentaire
Choix unique : il faudra cocher une case parmi celles proposées
Choix multiple : vous pourrez cocher une ou plusieurs cases
💡 Ici il s'agit uniquement de la partie paramétrage. À l'inverse, lorsque vous remplirez cet état des lieux, c'est-à-dire la partie opérationnelle, vous pourrez répondre à ces questions, ainsi qu'ajouter des photos !
💡 Vous pouvez faire un état des lieux différent pour chaque catégorie de produits si besoin.
Par exemple, si vous avez des vélos et des tracteurs, vous pourrez créer 2 états des lieux différents 🚜
Comment choisir ses Conditions d'annulation ?
Dans Lokki, vous pouvez choisir vos conditions d'annulation. Cela permet à Lokki de savoir combien vous êtes censé rembourser au client en cas d'annulation.
Pour paramétrer vos conditions d'annulation, rendez-vous dans vos Paramètres -> Gestion interne -> Documents -> Conditions d'annulation.
Vous avez 4 choix de conditions d'annulation :
Flexibles : annulation gratuite plus de 2 jours avant
Modérées : annulation gratuite plus de 4 jours avant
Strictes : annulation gratuite plus de 15 jours avant
Personnalisée : 100% adaptable selon votre choix
⚠️ Une fois créées, faites un copier/coller de vos conditions dans vos conditions générales de locations, car sinon le client ne sera pas au courant au moment de signer son contrat.
Ces conditions apparaîtront sur votre boutique en ligne et sur les contrats de location générés par Lokki.
Il est également possible d'activer le remboursement automatique des réservations réglées via la boutique en ligne si vous sélectionnez cette fonctionnalité. Le montant du remboursement sera directement calculé par Lokki suivant les conditions d'annulation paramétrées.
Comment éditer ses Conditions Générales de Location ?
Lokki vous offre la possibilité d'éditer vos CGL (conditions générales de location). Ces conditions apparaitront sur votre boutique en ligne et sur les contrats de location générés par Lokki.
⚠️ C'est primordial de paramétrer ses CGL car elles constituent le contrat : quand on dit qu'un client signe son contrat en ligne, il accepte les conditions générales. Il faut donc impérativement qu'elles correspondent à votre activité.
Pour paramétrer vos Conditions Générales de location, rendez-vous dans vos Paramètres -> Gestion interne -> Documents -> Conditions générales.
Ensuite, il vous suffit de remplir comme vous le souhaitez, avec vos conditions générales. C'est une zone de texte donc vous pouvez écrire, effacer, copier/coller, etc...
💡 Si vous n'avez pas encore de GCL, on vous propose un modèle, cependant il faut le relire et l'adapter à vos conditions à vous.
Vos documents et Conditions Générales sont prêts à être utilisés !