Les modèles de mails se configurent depuis Paramètres > Gestion interne > Mails > Modèles. Lokki propose des modèles prêts à l'usage que vous pouvez modifier, et vous pouvez en créer autant que nécessaire.
Accéder aux modèles et les gérer
Depuis la liste des modèles, trois actions sont disponibles sur chaque ligne :
Pour les modifier : cliquez sur le crayon
Pour les supprimer : cliquez sur la poubelle
Pour en ajouter : cliquez sur +Modèle en bas de page pour en créer un nouveau.
Ce que vous pouvez configurer dans chaque modèle
Dans l'éditeur d'un modèle de mail, vous configurez le nom, la langue, l'objet, et le corps du mail. Vous choisissez aussi les actions à inclure en cochant les cases correspondantes.
Signature en ligne du contrat de location : envoie un lien permettant au client de signer son contrat en ligne.
Lien de paiement : envoie un lien de paiement en totalité ou sous forme d'acompte.
Lien d'empreinte bancaire : envoie un lien d'autorisation de caution bancaire.
Signature de l'état des lieux ou du bon de livraison : envoie un lien de signature en ligne du document concerné.
Masquer les dates et horaires : cache ces informations dans le mail envoyé.
Depuis quelle adresse partent les mails ?
Tous les mails envoyés depuis Lokki partent de l'adresse générique [email protected]. Quand votre client répond, sa réponse est redirigée vers l'adresse renseignée dans Paramètres > Gestion interne > Mails > Adresse mail. Cette adresse apparaît aussi sur vos documents (contrat de location, devis, facture).
Les modèles disponibles
Mail de confirmation : pour envoyer le contrat à signer, le lien de paiement et l'empreinte bancaire. Aussi utilisé pour confirmer une réservation entrante depuis la boutique en ligne. Ne contient pas de liens de paiement si le client a déjà payé lors de sa réservation en ligne.
Mail d'annulation : envoyé en cas d'annulation de votre part ou du client. Ne contient jamais de liens de paiement.
Mail de devis : pour envoyer un devis en PDF. Ne contient pas de liens de paiement.
Mail J-1 avant début : rappel automatisable envoyé la veille de la réservation. Si l'empreinte bancaire n'a pas encore été prise (délai de 7 jours dépassé), cochez la case dans ce modèle pour l'inclure dans l'envoi automatique.
Mail J-1 avant fin : rappel automatisable envoyé la veille de la fin de la réservation pour que votre client pense à rapporter le matériel.
Activez-le dans l'onglet Mails automatiques, juste en dessous de la liste des modèles.
Mail de remerciement / Notes Google : envoyé au retour du matériel. Vous pouvez y ajouter un bouton "Votre avis nous intéresse" renvoyant vers votre fiche Google Business, configuré dans Paramètres > Marketing > Avis Google. L'envoi peut être automatique ou manuel.
Mail de facturation : pour envoyer une facture à la demande du client.
Mail d'état des lieux : pour envoyer l'état des lieux de départ ou de retour à la demande du client.
Questions fréquentes
Peut-on envoyer contrat, paiement et empreinte bancaire dans un seul mail ?
Oui, depuis l'éditeur du modèle, cochez simultanément Signature du contrat, Lien de paiement et Lien d'empreinte bancaire. Un seul mail est envoyé avec les trois liens.
Le mail J-1 s'envoie-t-il automatiquement ?
Uniquement si vous l'activez dans l'onglet Mails automatiques, accessible juste en dessous de la liste des modèles. Sans activation, il reste disponible pour un envoi manuel depuis la réservation.
Peut-on créer un modèle dans plusieurs langues ?
Oui, dans l'éditeur du modèle, vous pouvez ajouter une version du mail dans une autre langue. Lokki enverra automatiquement la version correspondant à la langue du client si elle est disponible.
✅ À retenir
Les modèles de mails se trouvent dans Paramètres > Gestion interne > Mails > Modèles. Contrat, paiement et empreinte bancaire peuvent être combinés dans un seul envoi.
Les mails J-1 et le mail de remerciement s'automatisent depuis l'onglet Mails automatiques, juste en dessous de la liste des modèles.
Tous les mails partent de [email protected]. Les réponses de vos clients sont redirigées vers l'adresse renseignée dans Paramètres > Gestion interne > Mails > Adresse mail.