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Sur Lokki, afin de maximiser votre efficacité et d'éviter les allers/retours téléphoniques avec vos clients, nous avons inclus une phrase sur l'annulation dans les e-mails que vous envoyez.
Cette phrase permet au locataire de vous demander directement l'annulation d'une réservation.
Nous allons vous montrer dans cet article comment paramétrer vos conditions d'annulation et automatiser ou non les remboursements. 💶
À quoi servent les conditions d'annulation ?
Les conditions d’annulation définissent les règles applicables lorsqu’une réservation de matériel est annulée. Elles précisent les droits et obligations du loueur et du locataire, notamment les délais à respecter, les frais éventuels et les modalités de remboursement.
Ces conditions, fixées par chaque loueur, sont indiquées dans le contrat de location. Il est essentiel pour le locataire de les lire attentivement avant de réserver afin d’éviter tout frais ou désagrément imprévu.
Comment paramétrer vos conditions d'annulation ?
Choix des conditions d'annulation
Afin de paramétrer vos conditions d'annulation sur Lokki, vous pouvez suivre la procédure ci-dessous :
Rendez-vous sur Paramètres
Cliquez sur Gestion Interne,
Cliquez sur Documents (sur la gauche de votre écran),
Rendez-vous dans Conditions d'annulation
Cocher le bouton Activer les conditions d'annulation pour que celles-ci apparaissent et de cocher le type de conditions qui vous convient.
Forts de notre expertise en matière de location, nous vous offrons quatre options types de conditions d'annulation :
Flexibles : 48 heures (= 2 jours) avant le départ remboursement de 100%, entre 18 heures et 48 heures avant le départ remboursement de 50% et moins de 18 heures avant le départ remboursement de 0%
💡 Nous vous les recommandons si vous vous lancez dans la location et que vous souhaitez faire preuve de souplesse.
Modérées : 96 heures (= 4 jours) avant le départ remboursement de 100%, entre 48 heures et 96 heures avant le départ remboursement de 50% et moins de 48 heures avant le départ remboursement de 0%
Strictes : 15 jours avant le départ remboursement de 100%, entre 96 heures et 15 jours avant le départ remboursement de 50% et moins de 96 heures avant le départ remboursement de 0%
Personnalisées : paramétrage selon vos propres règles prédéfinies en amont.
⚠️ Une fois vos conditions d'annulation paramétrées, n'oubliez pas de les copier/coller & de les ajouter dans votre contrat de location : en effet, vos clients auront uniquement accès à ce contrat, il doit donc bien mentionner les conditions d'annulation !
Remboursement automatique ou non
Ensuite, vous pourrez cocher la case "Activer le remboursement automatique des réservations réglées via la boutique en ligne". Cela vous permettra de gagner du temps en évitant les allers/retours téléphoniques avec votre client ⏰
Grâce à cette fonctionnalité, votre client sera remboursé automatiquement dès qu'il fera sa demande. 💰
Demande d'annulation dans les mails
Par défaut, votre client pourra annuler à distance via cette phrase présente dans vos emails :
Si cela ne vous convient pas, vous pouvez paramétrer le fait de ne pas faire apparaître cette phrase dans les emails envoyés en décochant la case "Activer les demandes en ligne" :
Si la demande d'annulation est activée dans les mails, et qu'un client clique sur "Pour toute annulation, c'est par ici", il sera redirigé vers cette page web et pourra vous faire part d'un commentaire :
Gestion et visibilité sur mes demandes d'annulation
Vous pourrez ensuite observer cette demande d'annulation sur Lokki, en suivant la procédure ci-dessous :
Rendez-vous sur Dashboard,
Cliquez sur Demandes (sur la droite de votre écran),
Cliquer sur C'est Noté pour approuver l'annulation (le remboursement ayant eu lieu automatiquement ou non en fonction de vos paramétrages) :
⚠️ Pour le moment, vous n'avez pas la possibilité de supprimer une demande entrante d'annulation !
Dans le cas où un client annule sa réservation, puis finalement change d'avis, il faut contacter le support Lokki pour qu'on puisse supprimer la demande d'annulation !
Si vous souhaitez annuler une réservation en interne, n'hésitez pas à consulter cet article :