Pour configurer vos documents et vos conditions générales de location (CGL), rendez-vous dans Paramètres > Gestion interne > Documents. Vous y créez vos modèles de documents, vos modèles d'état des lieux, vos conditions d'annulation et vos CGL.
Créer un modèle de document
Un modèle de document est un gabarit réutilisable que vous générez ensuite depuis une réservation. Le contrat de location, la facture et le devis existent par défaut, mais vous pouvez en créer d'autres.
Rendez-vous dans Paramètres > Gestion interne > Documents > Modèles.
Cliquez sur + Modèle.
Indiquez le nom du document et cochez les blocs à afficher : bloc de signature, numéros de série, photos des produits, conditions générales, mentions légales, etc.
Cliquez sur Enregistrer.
La capture ci-dessous montre la liste des paramètres disponibles lors de la création d'un modèle.
Créer un modèle d'état des lieux
Un modèle d'état des lieux définit les questions à poser lors du départ et du retour du matériel. Vous pouvez créer un modèle différent par catégorie de produits.
Rendez-vous dans Paramètres > Gestion interne > Documents > Modèle d'état des lieux.
Cliquez sur + Modèle d'état des lieux.
Créez vos questions et choisissez le type de réponse : champ libre, choix unique ou choix multiple.
Cliquez sur Enregistrer.
Lors de l'opérationnel, vous répondez à ces questions et ajoutez des photos directement depuis la réservation.
Configurer les conditions d'annulation
Les conditions d'annulation déterminent le montant remboursé au client en cas d'annulation. Elles apparaissent sur votre boutique en ligne et dans les contrats de location.
Rendez-vous dans Paramètres > Gestion interne > Documents > Conditions d'annulation.
Choisissez parmi les 4 options : Flexibles (annulation gratuite plus de 2 jours avant), Modérées (plus de 4 jours), Strictes (plus de 15 jours) ou Personnalisée.
Copiez-collez ensuite ces conditions dans vos CGL pour que le client en soit informé avant de signer.
Éditer les conditions générales de location (CGL)
Les CGL constituent le contrat signé par le client. Elles apparaissent sur votre boutique en ligne et dans chaque contrat de location généré par Lokki. Il est obligatoire de les adapter à votre activité.
Rendez-vous dans Paramètres > Gestion interne > Documents > Conditions générales.
Rédigez ou collez vos conditions dans le champ texte.
Cliquez sur Enregistrer.
Si vous n'avez pas encore de CGL, Lokki propose un modèle à adapter obligatoirement à votre activité avant utilisation.
Questions fréquentes
La différence entre "Mentions légales" et "Conditions générales de location" ?
Les mentions légales sont des informations complémentaires facultatives (coordonnées bancaires, mentions spécifiques). Les CGL constituent le contrat à proprement parler, signé par le client. Ces deux éléments sont distincts et configurés à des endroits différents.
Peut-on activer le remboursement automatique en cas d'annulation ?
Oui, cette option est disponible dans les conditions d'annulation. Lokki calcule alors automatiquement le montant à rembourser selon la politique choisie, pour les réservations réglées via LokkiPayment.
✅ À retenir
Les CGL constituent le contrat : le client les accepte en signant en ligne. Elles doivent impérativement correspondre à votre activité.
Après avoir créé vos conditions d'annulation, copiez-collez leur contenu dans vos CGL pour que vos clients en soient informés avant signature.
Vous pouvez créer un modèle d'état des lieux différent par catégorie de produits, et y ajouter des photos à l'opérationnel.