Pour créer ou modifier un modèle d'état des lieux sur Lokki, rendez-vous dans Paramètres > Gestion interne > État des lieux. Une fois créé, le modèle s'associe à une catégorie de votre catalogue pour être utilisé automatiquement au départ et au retour du matériel.
Qu’est qu’un état des lieux de location ?
L'état des lieux d'un produit est un document qui répertorie et décrit l'état du produit loué avant sa remise au locataire, ainsi que son état au moment de sa restitution au loueur, permettant ainsi d'évaluer les éventuels dommages ou altérations survenus pendant la période de location.
L'état des lieux est souvent utilisé dans le cadre d'une location pour plusieurs raisons :
Document de référence : il constitue un document officiel et objectif qui permet de faire un constat précis de l'état du bien avant la sortie des produits. L'état des lieux de départ sert de référence pour évaluer l'état du bien à la fin de la location.
Protection des parties : il protège à la fois le loueur et le locataire. Il permet d'éviter les litiges en établissant une base de comparaison entre l'état initial et l'état final du bien. Cela aide à déterminer la responsabilité en cas de dommages ou de réparations nécessaires.
Évaluation des dégradations : il permet d'identifier les éventuelles dégradations ou usures du bien, qu'elles soient préexistantes ou survenues pendant la location. Cela permet de prendre les mesures nécessaires pour réparer ou indemniser les dommages constatés.
Restitution de la caution : il est utilisé pour déterminer si des réparations sont nécessaires à la fin de la location. En fonction de l'état constaté, le loueur peut retenir une partie ou la totalité de la caution pour couvrir les frais de réparation ou de remise en état.
Preuve juridique : En cas de litige entre le loueur et le locataire, l'état des lieux constitue une preuve juridique solide. Il permet de démontrer l'état initial du bien et de résoudre les désaccords sur l'état dans lequel le bien a été restitué.
En résumé, l'état des lieux est un outil essentiel dans le processus de location, garantissant une transparence et une protection pour les deux parties impliquées.
Créer un modèle d'état des lieux
Un modèle d'état des lieux est un formulaire de contrôle que vous remplissez avec votre client à chaque location. Vous pouvez créer autant de modèles différents que vous avez de types de produits (vélos, kayaks, skis, etc.).
Rendez-vous dans Paramètres > Gestion interne > État des lieux.
Cliquez sur + État des lieux.
Donnez un nom à votre modèle (ex. : "Vélos", "Kayaks").
Cliquez sur + Ajouter un point pour chaque élément à contrôler. Renseignez le libellé (ex. : "Cadre", "Pneus", "Guidon") et choisissez le type de réponse : case à cocher, note de 1 à 5 ou texte libre.
Cliquez sur Enregistrer.
💡 Un état des lieux par défaut existe déjà sur Lokki, vous pouvez le conserver ou le modifier.
Pour modifier l'état des lieux mis à votre disposition, rendez-vous dans : Paramètres -> Gestion interne -> Documents -> Modèles d'état des lieux
Créer un modèle d'état des lieux personnalisé
Pour créer un modèle d'état des lieux, rendez-vous dans Paramètres > Gestion interne > Documents > Modèles d'état des lieux, puis cliquez sur + État des lieux.
Donnez un intitulé à votre modèle, puis ajoutez autant de points de contrôle que nécessaire. Pour chaque point, choisissez le type de réponse :
Champ libre : une zone de commentaire pour décrire librement l'état du produit.
Choix unique : le loueur sélectionne un seul état parmi une liste de valeurs à définir.
Choix multiple : le loueur sélectionne plusieurs états parmi une liste de valeurs à définir.
L'ajout de photos n'est pas disponible à la création du modèle. Vous pouvez ajouter des photos directement depuis la réservation du client, au moment de générer l'état des lieux.
Si votre raison sociale et votre adresse de siège social sont différentes de celles de votre magasin (paramétrable dans Paramètres > Général > Entreprise), vous pouvez choisir les informations affichées dans l'encadré loueur en haut du document :
Informations commerciales : affiche votre nom commercial et l'adresse de l'agence.
Informations légales : affiche la raison sociale de l'entreprise et l'adresse du siège social.
Associer un modèle à une catégorie de produits
Une fois le modèle créé, associez-le à une catégorie pour qu'il s'applique automatiquement à tous les produits qu'elle contient.
Rendez-vous dans Catalogue, puis cliquez sur Actions > Modifier sur la catégorie concernée.
Dans le champ Modèle d'état des lieux, sélectionnez le modèle souhaité dans la liste déroulante.
Cliquez sur Enregistrer.
Utiliser l'état des lieux sur une réservation
Au départ ou au retour d'une location, rendez-vous dans l'onglet Documents de la réservation, cliquez sur + Document, puis choisissez État des lieux. Vous pouvez le remplir directement à l'écran avec votre client, le générer en PDF pour l'imprimer, ou l'envoyer par mail pour signature en ligne via l'onglet Mails.
Ce que l'état des lieux ne fait pas
L'état des lieux ne se génère pas automatiquement à chaque réservation : vous devez le créer manuellement depuis l'onglet Documents de la réservation concernée. Il ne bloque pas non plus la validation du retour si vous oubliez de le remplir.
Questions fréquentes
Peut-on avoir un modèle différent par catégorie ?
Oui, chaque catégorie peut avoir son propre modèle d'état des lieux. Un modèle "Vélos" et un modèle "Kayaks" peuvent avoir des points de contrôle totalement différents.
Le client peut-il signer l'état des lieux en ligne ?
Oui. Depuis l'onglet Documents de la réservation, générez un état des lieux "À faire signer", puis envoyez le lien via l'onglet Mails. Le document signé apparaît automatiquement dans l'onglet Documents.
Peut-on désactiver l'état des lieux sur une catégorie ?
Oui, dans la fiche catégorie, sélectionnez "Aucun" dans le champ Modèle d'état des lieux et enregistrez. Aucun état des lieux ne sera proposé pour les produits de cette catégorie.
Peut-on modifier un modèle existant sans perdre les états des lieux déjà générés ?
Oui. La modification d'un modèle n'affecte pas les états des lieux déjà créés sur des réservations passées. Seuls les nouveaux états des lieux utiliseront la version mise à jour.
✅ À retenir
Les modèles d'état des lieux se créent dans Paramètres > Gestion interne > État des lieux puis s'associent à une catégorie dans le Catalogue.
L'état des lieux se génère manuellement depuis l'onglet Documents de la réservation, au départ ou au retour du matériel.
Il peut être rempli à l'écran, imprimé en PDF, ou envoyé par mail pour signature en ligne depuis l'onglet Mails.