Sommaire
Qu’est qu’un état des lieux de départ
Générer un état des lieux de départ à imprimer sur place
Générer un état des lieux de départ à faire signer électroniquement
Retrouver un état des lieux de départ édité dans le passé
Qu’est qu’un état des lieux de départ
L’état des lieux de départ du matériel permet de constater précisément l’état et le fonctionnement des équipements lors de leur remise au locataire.
Il sert à prévenir les litiges et à identifier d’éventuelles réparations ou remplacements avant une nouvelle location.
Générer un état des lieux de départ à imprimer sur place
Il existe 2 manières de générer un état des lieux de départ à imprimer sur place : via le prêt à partir sur la réservation ou directement via l'onglet Documents sur la réservation.
Générer l'état des lieux de départ directement via le Prêt à Partir
Vous pouvez générer votre état des lieux de départ en cliquant sur le Prêt à Partir :
Une fois l'état des lieux de départ généré, il vous suffira de notifier l'état de chacun des produits au départ.
Ensuite, ce dernier sera visible dans l'onglet Documents avec un numéro.
Afin de télécharger l'état des lieux pour impression, il vous suffira de cliquer :
Actions
Aperçu ou de cliquer directement sur le nom de l'état des lieux de départ (1bis).
L'état des lieux sera téléchargé, il vous suffira de l'ouvrir et de l'imprimer ensuite :
Générer l'état des lieux de départ directement sur l'onglet Documents
Afin de générer un état des lieux de départ à imprimer directement en boutique, il vous suffit de vous rendre sur la réservation en question dans l'onglet :
Documents
Générer un état des lieux
Stipuler l'état du matériel au départ
Une fois l'état des lieux de départ généré, il vous suffira de notifier l'état de chacun des produits au départ.
Ensuite, ce dernier sera visible dans l'onglet Documents avec un numéro.
Afin de télécharger l'état des lieux pour impression, il vous suffira de cliquer sur
Actions
Aperçu ou de cliquer directement sur le nom de l'état des lieux de départ
💡 Si vous souhaitez finalement envoyer cet état des lieux par email après l'avoir généré, pas besoin de le ré-éditer, il vous suffira de vous rendre dans l'onglet Mails et de cocher la case "Envoyer un document PDF déjà généré" :
Générer un état des lieux de départ à faire signer électroniquement
Afin de générer un état des lieux de départ pour le faire signer électroniquement par email, il vous suffira de vous rendre sur la réservation en question dans l'onglet :
Réservations
Mails
Choix de l'email pour choisir l'email adapté.
Une fois que l'email d'état des lieux de départ sera choisi, il sera essentiel de cliquer sur l'icône d'édition afin de renseigner l'état des produits (2bis) :
Il vous suffira ensuite de cliquer sur envoyer un email et le tour sera joué ! 📩
💡 Sur la photo ci-dessus, j'ai choisi l'email d'état des lieux de départ que j'ai préalablement créé dans Paramètres > Documents > Gestion Interne > Mails > Modèles.
Une fois que l'email sera envoyé, votre état des lieux de départ se générera ensuite dans l'onglet Documents.
⚠️ Votre client(e) aura 7 jours pour télécharger l'état des lieux de départ à l'intérieur du mail. Dépassé ce délai, le lien de téléchargement s'expirera automatiquement.
Retrouver un état des lieux de départ édité dans le passé
Afin de retrouver un état des lieux de départ, il faudra vous rendre :
Sur le module 🗓 Réservations
Dans les sous-catégories qui s'affichent, cliquez sur 📑 Mes documents
Sélectionnez la période souhaitée dans "Période" et recherchez par nom de document ou client dans la barre de recherche,
Une fois l'état des lieux de départ trouvé, vous pouvez cliquer sur Détails pour le renvoyer par email ou directement sur le titre de l'état des lieux de départ pour le télécharger.
Une fois votre client revenu, vous pouvez faire un état des lieux de retour :