Sommaire
Qu’est qu’un état des lieux de retour
Générer un état des lieux de retour à imprimer sur place
Générer un état des lieux de retour à faire signer électroniquement
Retrouver un état des lieux de retour édité dans le passé
Qu’est qu’un état des lieux de retour
L’état des lieux de retour du matériel permet de constater l’état et le fonctionnement des équipements lors de leur restitution.
Il sert à comparer l’état initial et l’état au retour, afin d’identifier d’éventuelles réparations, remplacements ou retenues sur caution avant une nouvelle location.
Générer un état des lieux de retour à imprimer sur place
Il existe 2 manières de générer un état des lieux de retour à imprimer sur place :
via l'enregistrement du retour sur la réservation ou
directement via l'onglet Documents sur la réservation.
Générer l'état des lieux de retour directement via l'enregistrement du retour
Vous pouvez générer votre état des lieux de retour dans le flux d'allocation de matériel en cliquant sur l'enregistrement du retour :
Une fois l'état des lieux de retour généré, il vous suffira de notifier l'état de chacun des produits au retour.
Ensuite, ce dernier sera visible dans l'onglet Documents avec un numéro.
Afin de télécharger l'état des lieux pour impression, il vous suffira de cliquer sur
Actions (1)
Aperçu (2) ou de cliquer directement sur le nom de l'état des lieux de retour (1bis).
L'état des lieux sera téléchargé, il vous suffira de l'ouvrir et de l'imprimer ensuite :
Générer l'état des lieux de retour directement sur l'onglet Documents
Afin de générer un état des lieux de retour à imprimer directement en boutique, il vous suffit de vous rendre sur la réservation en question dans l'onglet
Documents (1)
Générer un état des lieux (2)
Stipuler l'état du matériel au retour (3).
Une fois l'état des lieux de retour généré, il vous suffira de notifier l'état de chacun des produits au retour.
Ensuite, ce dernier sera visible dans l'onglet Documents avec un numéro.
Afin de télécharger l'état des lieux pour impression, il vous suffira de cliquer sur :
Actions (1)
Aperçu (2) ou de cliquer directement sur le nom de l'état des lieux de retour (1 bis).
L'état des lieux sera téléchargé, il vous suffira de l'ouvrir et de l'imprimer ensuite :
💡 Si vous souhaitez finalement envoyer cet état des lieux par email après l'avoir généré, pas besoin de le ré-éditer, il vous suffira de vous rendre dans l'onglet Mails et de cocher la case "Envoyer un document PDF déjà généré" :
Générer un état des lieux de retour à faire signer électroniquement
Afin de générer un état des lieux de retour pour le faire signer électroniquement par email, il vous suffira de vous rendre sur la réservation en question dans l'onglet :
Réservations
Mails
Choix de l'email pour choisir l'email adapté.
Une fois que l'email d'état des lieux de retour sera choisi, il sera essentiel de cliquer sur l'icône d'édition afin de renseigner l'état des produits (2bis) :
Il vous suffira ensuite de cliquer sur envoyer un email et le tour sera joué ! 📩
💡 Sur la photo ci-dessus, j'ai choisi l'email d'état des lieux de retour que j'ai préalablement créé dans Paramètres > Documents > Gestion Interne > Mails > Modèles.
Une fois que l'email sera envoyé, votre état des lieux de retour se générera ensuite dans l'onglet Documents.
⚠️ Votre client(e) aura 7 jours pour télécharger l'état des lieux de retour à l'intérieur du mail. Dépassé ce délai, le lien de téléchargement s'expirera automatiquement.
Retrouver un état des lieux de retour édité dans le passé
Afin de retrouver un état des lieux de retour, il faudra vous rendre :
Sur le module 🗓 Réservations,
Dans les sous-catégories qui s'affichent, cliquez sur 📑 Mes documents,
Sélectionnez la période souhaitée dans "Période" et recherchez par nom de document ou client dans la barre de recherche,
Une fois l'état des lieux de retour trouvé, vous pouvez cliquer sur Détails pour le renvoyer par email ou directement sur le titre de l'état des lieux de retour pour le télécharger.